Понятные и эффективные решения от OBPM.ru
Как принимать задачу в работу
Почему важно корректно принимать задачи в работу?
Правильное принятие задачи – это не просто формальность, а необходимый процесс, влияющий на эффективность работы, сроки выполнения и конечный результат. Ошибки в этом этапе могут привести к недопониманию, задержкам и переделкам, что снижает продуктивность всей команды. Разберем ключевые причины, почему важно уделять внимание корректному принятию задач.
1. Исключение двоякости трактовки
Одной из распространенных проблем в работе является ситуация, когда исполнитель понимает задачу иначе, чем ее постановщик. Это может привести к тому, что в итоге результат не будет соответствовать ожиданиям, а переделка займет дополнительное время и ресурсы. Четкая формулировка задачи, уточняющие вопросы и согласование деталей помогают избежать разночтений и обеспечивают единое понимание конечного результата.
2. Прогнозируемость результатов работы
Когда задача корректно поставлена и принята в работу с учетом всех деталей, становится возможным более точное планирование сроков и ожидаемых результатов. Это особенно важно для управления проектами и ресурсами: если процесс выполнения задачи предсказуем, это снижает вероятность форс-мажоров и увеличивает эффективность командной работы.
3. Повышение дисциплины через единые стандарты
Если в компании используется единая методология постановки и исполнения задач, это способствует выработке четкой системы работы. Исполнители понимают, какие требования предъявляются к задаче, постановщики формулируют запросы максимально понятно, а менеджеры получают возможность контролировать выполнение задач на всех этапах. В результате повышается не только дисциплина, но и общая продуктивность команды.
4. Минимизация потерь времени и ресурсов
Когда задача принята в работу без четкого понимания деталей, велик риск того, что процесс затянется или потребуется ее переделка. Это ведет к дополнительным затратам времени, перерасходу ресурсов и снижению общей эффективности работы. Чем точнее формулируется задача и принимаются все важные детали на старте, тем меньше вероятность, что потребуется доработка или исправление ошибок.
5. Повышение качества конечного результата
Чем лучше проработана задача на этапе постановки и принятия в работу, тем выше вероятность, что конечный результат будет соответствовать ожиданиям. Четкие формулировки, понимание критериев успеха и наличие всех необходимых вводных данных помогают исполнителю выполнить задачу качественно с первого раза, а не исправлять недочеты в процессе.
Вывод
Корректный процесс принятия задач в работу помогает избежать ошибок, сделать рабочие процессы более управляемыми и улучшить дисциплину внутри команды. Четкость формулировки, согласование деталей и стандартизация подхода к задачам – это залог стабильного и предсказуемого выполнения работы. Кроме того, это снижает потери времени и ресурсов, а также напрямую влияет на качество конечного результата, что делает работу всей команды более эффективной.
1. Исключение двоякости трактовки
Одной из распространенных проблем в работе является ситуация, когда исполнитель понимает задачу иначе, чем ее постановщик. Это может привести к тому, что в итоге результат не будет соответствовать ожиданиям, а переделка займет дополнительное время и ресурсы. Четкая формулировка задачи, уточняющие вопросы и согласование деталей помогают избежать разночтений и обеспечивают единое понимание конечного результата.
2. Прогнозируемость результатов работы
Когда задача корректно поставлена и принята в работу с учетом всех деталей, становится возможным более точное планирование сроков и ожидаемых результатов. Это особенно важно для управления проектами и ресурсами: если процесс выполнения задачи предсказуем, это снижает вероятность форс-мажоров и увеличивает эффективность командной работы.
3. Повышение дисциплины через единые стандарты
Если в компании используется единая методология постановки и исполнения задач, это способствует выработке четкой системы работы. Исполнители понимают, какие требования предъявляются к задаче, постановщики формулируют запросы максимально понятно, а менеджеры получают возможность контролировать выполнение задач на всех этапах. В результате повышается не только дисциплина, но и общая продуктивность команды.
4. Минимизация потерь времени и ресурсов
Когда задача принята в работу без четкого понимания деталей, велик риск того, что процесс затянется или потребуется ее переделка. Это ведет к дополнительным затратам времени, перерасходу ресурсов и снижению общей эффективности работы. Чем точнее формулируется задача и принимаются все важные детали на старте, тем меньше вероятность, что потребуется доработка или исправление ошибок.
5. Повышение качества конечного результата
Чем лучше проработана задача на этапе постановки и принятия в работу, тем выше вероятность, что конечный результат будет соответствовать ожиданиям. Четкие формулировки, понимание критериев успеха и наличие всех необходимых вводных данных помогают исполнителю выполнить задачу качественно с первого раза, а не исправлять недочеты в процессе.
Вывод
Корректный процесс принятия задач в работу помогает избежать ошибок, сделать рабочие процессы более управляемыми и улучшить дисциплину внутри команды. Четкость формулировки, согласование деталей и стандартизация подхода к задачам – это залог стабильного и предсказуемого выполнения работы. Кроме того, это снижает потери времени и ресурсов, а также напрямую влияет на качество конечного результата, что делает работу всей команды более эффективной.
Методика "4 да"
При поступлении новой задачи, рекомендуется прогнать задачу через фильтр из 4 уточняющих вопросов. Если по каждому вопросу у вас получается дать однозначное “да”, значит можно смело брать задачу в работу и подписываться под 100% качество
1
Понимаю ли я, о чем задача?
☐ Описание задачи четкое, понятное и не содержит двусмысленностей.
☐ Я понимаю конечный результат, который от меня ожидается.
☐ Мне известны критерии успешного выполнения задачи.
☐ Если что-то непонятно, я задал вопросы постановщику и получил ответы.
☐ Я понимаю конечный результат, который от меня ожидается.
☐ Мне известны критерии успешного выполнения задачи.
☐ Если что-то непонятно, я задал вопросы постановщику и получил ответы.
2
Знаю ли я, как именно решать эту задачу?
☐ У меня есть четкий план выполнения задачи.
☐ Я понимаю, какие этапы необходимо пройти для завершения работы.
☐ Я знаю, какие методы, инструменты и технологии нужно использовать.
☐ Если мне не хватает знаний или опыта, я запросил помощь или обучение.
☐ Я понимаю, какие этапы необходимо пройти для завершения работы.
☐ Я знаю, какие методы, инструменты и технологии нужно использовать.
☐ Если мне не хватает знаний или опыта, я запросил помощь или обучение.
3
Достаточно ли у меня ресурсов для выполнения этой задачи?
☐ У меня есть доступ ко всем необходимым инструментам, материалам, программам.
☐ У меня есть контактные лица, с которыми я могу обсудить детали или получить консультацию.
☐ Если задача требует дополнительного бюджета, его выделили заранее.
☐ Если нужны дополнительные ресурсы, я запросил их до начала работы.
☐ У меня есть контактные лица, с которыми я могу обсудить детали или получить консультацию.
☐ Если задача требует дополнительного бюджета, его выделили заранее.
☐ Если нужны дополнительные ресурсы, я запросил их до начала работы.
4
Могу ли я выполнить задачу в установленный срок и со 100% качеством?
☐ Я знаю дедлайн и реально оцениваю, что смогу уложиться в сроки.
☐ Моя текущая загрузка позволяет мне выполнить задачу без ущерба для других задач.
☐ Если я вижу риск срыва сроков, я предупредил постановщика и предложил варианты.
☐ Качество результата соответствует ожиданиям заказчика и внутренним стандартам.
☐ Моя текущая загрузка позволяет мне выполнить задачу без ущерба для других задач.
☐ Если я вижу риск срыва сроков, я предупредил постановщика и предложил варианты.
☐ Качество результата соответствует ожиданиям заказчика и внутренним стандартам.
Что делать, если на какой-то из 4 вопросов не получается дать однозначное "да"?
❌ Если я не понимаю о чем именно текущая задача
1. Попросите постановщика задачи объяснить вам суть задачи. Задавайте уточняющие вопросы до тех пор, пока не поймете суть задачи.
- Невозможно выполнить ту задачу, сути которой не понимаешь
❌ Если я не знаю, как именно решать текущую задачу
1. Явно сообщите постановщику задачи о том, что у вас недостаточно компетенций для решения задачи
2. Если выполнение задачи ждут именно от вас, то возьмите тайм-аут, чтобы проконсультироваться с более опытными коллегами или самостоятельно найти решение для задачи
3. Если среди коллег нет квалифицированного специалиста, кто подсказал вам решение и/или вы не смогли самостоятельно найти решение, то вернитесь к постановщику задачи с этой информацией и запросите у него возможное решение
- Возможно, ваша компетенция не подходит для решения текущий задачи и постановщик заменит исполнителя
2. Если выполнение задачи ждут именно от вас, то возьмите тайм-аут, чтобы проконсультироваться с более опытными коллегами или самостоятельно найти решение для задачи
- Если по итогу вы берете в работу задачу, по которой у вас недостаточно компетенций, то не подписывайтесь под 100% качество
3. Если среди коллег нет квалифицированного специалиста, кто подсказал вам решение и/или вы не смогли самостоятельно найти решение, то вернитесь к постановщику задачи с этой информацией и запросите у него возможное решение
- Возможно, у постановщика есть представление о реализации задачи, которым он может поделиться и которое вы можете произвести
❌ Если мне недостаточно ресурсов для выполнения задачи
1. Запросите необходимые ресурсы у постановщика задачи
- Если по итогу не удается получить необходимый набор ресурсов для выполнения задачи, то не подписывайтесь под 100% качество
- С ограниченным набором ресурсов вы можете выполнить участок работы, для которого достаточно предоставленных ресурсов. Явно обсудите это с постановщиком задачи
❌ Если установленный крайний срок меньше срока, который мне необходим для выполнения задачи со 100% качеством
1. Явно сообщите постановщику задачи о том, что нет возможности выполнить задачу в указанные сроки
2. Запросите необходимое количество времени для выполнения задачи
- Возможно, выполнение задачи в больший срок повлияет на сам факт необходимости выполнять это задачу и постановщик ее отменит
- Например, постановщик задачи ожидает выполнения работ за 2 недели. Мы же прогнозируем срок в 10 недель. И если постановщик на старте задачи узнает, что 10 недель, а не 2, то он может отменить задачу (ссылаясь на то, что затраченные ресурсы на выполнения задачи не соизмеримы с прогнозируемым профитом от задачи)
2. Запросите необходимое количество времени для выполнения задачи
- Запрещено брать в работу задачи с нереалистичными сроками
- Если постановщик задачи не согласовывает дополнительный срок, например, говорит "2 недели и не больше", то согласуйте объем работы, которую вам удастся выполнить за эти 2 недели
1. "Сделать инвентаризацию склада"
❌ Неясно, какие именно товары нужно пересчитать.
❌ Не указаны критерии успешного выполнения.
❌ Нет дедлайна.
2. "Разработать новый дизайн упаковки"
❌ Нет конкретных требований к дизайну.
❌ Не определен формат сдачи результата.
❌ Не обозначены ограничения (например, фирменный стиль компании).
3. "Исправить проблемы с поставками"
❌ Не указано, какие именно проблемы нужно решить.
❌ Нет информации о приоритетности действий.
❌ Не прописано, как будет проверяться результат.
❌ Неясно, какие именно товары нужно пересчитать.
❌ Не указаны критерии успешного выполнения.
❌ Нет дедлайна.
2. "Разработать новый дизайн упаковки"
❌ Нет конкретных требований к дизайну.
❌ Не определен формат сдачи результата.
❌ Не обозначены ограничения (например, фирменный стиль компании).
3. "Исправить проблемы с поставками"
❌ Не указано, какие именно проблемы нужно решить.
❌ Нет информации о приоритетности действий.
❌ Не прописано, как будет проверяться результат.
1. "Провести инвентаризацию склада сырья и комплектующих по категориям. Отразить итоги в учетной системе 1С и подготовить отчет с выявленными несоответствиями. Дедлайн – 15 марта."
✅ Четко определен формат результата.
✅ Ясны критерии успешного выполнения.
✅ Указан срок сдачи.
2. "Разработать новый дизайн упаковки для линейки кухонной мебели. Должны быть 3 варианта макетов в CorelDRAW, с учетом текущего фирменного стиля. Дедлайн – 10 апреля."
✅ Определено, что именно нужно (дизайн упаковки для конкретного продукта).
✅ Заданы требования к результату (3 варианта, CorelDRAW).
✅ Четкие сроки сдачи.
3. "Оптимизировать поставки фанеры: устранить задержки по маршруту Москва – Санкт-Петербург, провести переговоры с текущими поставщиками и предложить альтернативные логистические схемы. Итог – отчет с предложениями, дедлайн – 5 марта."
✅ Точно обозначены проблемы, которые нужно решить.
✅ Указан способ проверки результата.
✅ Определен срок выполнения.
✅ Четко определен формат результата.
✅ Ясны критерии успешного выполнения.
✅ Указан срок сдачи.
2. "Разработать новый дизайн упаковки для линейки кухонной мебели. Должны быть 3 варианта макетов в CorelDRAW, с учетом текущего фирменного стиля. Дедлайн – 10 апреля."
✅ Определено, что именно нужно (дизайн упаковки для конкретного продукта).
✅ Заданы требования к результату (3 варианта, CorelDRAW).
✅ Четкие сроки сдачи.
3. "Оптимизировать поставки фанеры: устранить задержки по маршруту Москва – Санкт-Петербург, провести переговоры с текущими поставщиками и предложить альтернативные логистические схемы. Итог – отчет с предложениями, дедлайн – 5 марта."
✅ Точно обозначены проблемы, которые нужно решить.
✅ Указан способ проверки результата.
✅ Определен срок выполнения.