Понятные и эффективные решения от OBPM.ru
Как повысить эффективность совещаний и собраний?
Что делать, если...
50% рабочего времени сотрудники проводят на совещаниях?
Как часто вы просматриваете рабочие календари своих сотрудников? В календарях больше времени выделено на встречи или на работу? :-)
Я видел календари, где встречи с коллегами распланированы на недели вперед (с 9:00 до 18:00). А дальше, основное время для работы, после 18:00. По итогам получаем уставшего сотрудника с низким уровнем продуктивности и вовлечения в активности компании.
Предлагаю несколько простых, но крайне эффективных методов, которые позволят уменьшить количество совещаний и при этом повысить их продуктивность.
Я видел календари, где встречи с коллегами распланированы на недели вперед (с 9:00 до 18:00). А дальше, основное время для работы, после 18:00. По итогам получаем уставшего сотрудника с низким уровнем продуктивности и вовлечения в активности компании.
Предлагаю несколько простых, но крайне эффективных методов, которые позволят уменьшить количество совещаний и при этом повысить их продуктивность.
С какими проблемами сталкиваются участники встречи?
Я понял примерно ничего...
После очередного 2-часового совещания сотрудник выходит с отсутствием внятных ответов на вопросы "зачем меня позвали на эту встречу?" и "что важного для меня было на этой встрече?"
Зачем собрались?
Встречу планировали заранее. Подбирали время, чтобы у всех 10 участников встречи совпали свободные "окна" по календарю. Собрались... озвучили вопросы... далее тайм-аут, чтобы подготовить ответы. Следующую встречу еще неделю будем собирать: кто-то на нее по итогу не попадет, а кто-то не в полной мере подготовит ответы... и так до бесконечности.
О чем договорились?
На встрече собрались уважаемые высококвалифицированные сотрудники компании. Пообщались на тему важного проекта. Каждый высказал свою профессиональную точку зрения. На этом закончили и разошлись. Через месяц еще раз соберемся, чтобы тоже самое сказать.
Рабочие инструменты для эффективных собраний
Подготовьте повестку
- Заранее подготовьте повестку встречи
- Повестку прикрепите к приглашениям на встречу
- В приглашениях явно укажите - даете возможность участникам добавить свои вопросы на повестку или нет
Назначьте секретаря собрания
- На встрече обязательно должен быть секретарь, который сможет фиксировать все детали встречи
- Если роль секретаря берет на себя кто-то из активных участников встречи, то по ходу встречи делайте паузы для того, чтобы участник-секретарь успевал все фиксировать
Ведите онлайн протокол
- Выведите протокол встречи на общий экран
- Если общего экрана нет, то ведите протокол онлайн, чтобы все участники встречи могли его открыть на личных девайсах
- В протокол заносите все договоренности с указанием участников, которые относятся к этим договоренностям
- Если в ходе встречи появляются новые вопросы, то помечайте их как "Вопросы вне протокола"
- Вопросы вне протокола обсуждается в конце встречи (если останется время) или переносите их на следующую встречу
На основании протокола сформируйте задачи
- Если секретарем выступает администратор проекта, то поручите ему на основании каждого пункта протокола сформировать задачи для участников встречи
- Если секретарем был активный участник, то поручите участникам встречи самостоятельно сформировать задачи
- Все задачи - это обязательные пункты повестки для следующей встречи (результат задачи необходимо проверить)
Поначалу будет сложно
Если больше половины рабочего дня тратится на встречи с коллегами, то скорее всего в компании не принято готовить повестки встречи. Повестка требует выделения времени на подготовку. А если мы говорим про модуль "Планерки" в Битрикс24, то требуется еще дополнительное время на оформление повестки на портале. Естественно сотрудники к этому не готовы. Поэтому начинайте внедрение именно с работы над повесткой встречи.
Качественно подготовленная повестка позволит всем участникам встречи заранее понять вопросы и, при необходимости, подготовиться к ним. Хорошо, если организатор встречи в повестке укажет требования по подготовке ко встрече для каждого из участников.
Практика показывает, что во многих компаниях протокол пишется после встречи. Как правило, это связано с тем, что нет секретаря, а организатор встречи не в состоянии и модерировать встречу, и одновременно вести протокол встречи. Ситуация усугубляется тем, что после одной встречи у организатора может быть сразу следующая встреча. В итоге получается, что протокол пишется в конце рабочего дня и его качество оставляет желать лучшего.
Крайне важно организовать ведение протокола по ходу самой встречи. Дополнительно выведите протокол на общий экран и возьмите за правило сверяться с пунктами протокола, которые фиксирует секретарь. Это позволит своевременно вносить правки, если секретарь ошибся. А участники встречи смогут задавать попутные вопросы ссылаясь на явно сформулированные пункты протокола. Таким образом мы исключим двоякость трактовки и непонимание со стороны отдельных участников встречи.
Но даже если вы справились с вышеописанными пунктами, то не факт, что собрание получилось эффективным. Для удачного завершения необходимо контролировать результат работы по каждому пункты повестки. Модуль "планерок и собраний" в Битрикс24 позволяет в 1 клик создать задачу на основании пункта протокола. Таким образом ни один пункт из нашей встречи не окажется забытым и потерянным.
Качественно подготовленная повестка позволит всем участникам встречи заранее понять вопросы и, при необходимости, подготовиться к ним. Хорошо, если организатор встречи в повестке укажет требования по подготовке ко встрече для каждого из участников.
Практика показывает, что во многих компаниях протокол пишется после встречи. Как правило, это связано с тем, что нет секретаря, а организатор встречи не в состоянии и модерировать встречу, и одновременно вести протокол встречи. Ситуация усугубляется тем, что после одной встречи у организатора может быть сразу следующая встреча. В итоге получается, что протокол пишется в конце рабочего дня и его качество оставляет желать лучшего.
Крайне важно организовать ведение протокола по ходу самой встречи. Дополнительно выведите протокол на общий экран и возьмите за правило сверяться с пунктами протокола, которые фиксирует секретарь. Это позволит своевременно вносить правки, если секретарь ошибся. А участники встречи смогут задавать попутные вопросы ссылаясь на явно сформулированные пункты протокола. Таким образом мы исключим двоякость трактовки и непонимание со стороны отдельных участников встречи.
Но даже если вы справились с вышеописанными пунктами, то не факт, что собрание получилось эффективным. Для удачного завершения необходимо контролировать результат работы по каждому пункты повестки. Модуль "планерок и собраний" в Битрикс24 позволяет в 1 клик создать задачу на основании пункта протокола. Таким образом ни один пункт из нашей встречи не окажется забытым и потерянным.