Понятные и эффективные решения от OBPM.ru

Как проводить 1-1 с подчиненными

Зачем структурировать регулярную встречу руководителя с подчиненным?
Регулярные встречи между руководителем и подчиненным являются важным инструментом управления. Однако, без четкой структуры такие встречи могут превращаться в хаотичные разговоры без конкретных результатов. Почему же важно структурировать такие встречи?

1. Универсальный формат помогает избежать путаницы
Руководителю часто приходится взаимодействовать с разными сотрудниками, и у каждого могут быть свои особенности и потребности. Если каждая встреча проходит в разном формате, это затрудняет управление процессом и приводит к потере информации. Единая структура позволяет эффективно вести беседу, охватывая ключевые аспекты работы подчиненного.

2. Возможность подготовки для обеих сторон
Когда встреча проходит по заранее известному сценарию, подчиненный может подготовиться к ней: собрать данные, продумать вопросы, подготовить отчеты. Это экономит время и делает встречу более продуктивной, поскольку обсуждение строится на фактах, а не на импровизации.

3. Четкое понимание повестки встречи
Одна из распространенных проблем в управлении — размытие границ обсуждаемых вопросов. Повестка помогает определить основные темы: статус выполнения задач, сложности, планы на будущее. Благодаря этому встреча не превращается в беспорядочный диалог, а остается сфокусированной на достижении результатов.

4. Фиксация договоренностей в протоколе
После встречи важно зафиксировать обсужденные вопросы, принятые решения и поставленные задачи. Это поможет избежать разночтений и «забытых» договоренностей. Протокол позволяет отслеживать выполнение задач, поддерживать дисциплину и обеспечивать ответственность сторон за договоренности.

Вывод
Структурированные встречи — это не просто формальность, а важный элемент менеджмента. Они повышают прозрачность взаимодействия, помогают экономить время и обеспечивают результативность работы. В конечном итоге, такая практика способствует более четкому управлению, повышает мотивацию сотрудников и помогает компании двигаться в заданном направлении.
Структура 1-1
1
(Руководитель) Новости
Руководитель вначале встречи рассказывает новости (если есть)
2
(Подчиненный) Статус - постоянные задачи
В зависимости от должности, у подчиненного могут быть статусные задачи, по которым нужно регулярно отчитываться.
Примеры постоянных задач:
  • Сколько новых клиентов?
  • Сколько квадратных метров произведенной продукции?
  • Сколько новый наймов?
3
(Подчиненный) Статус - проектные задачи
У подчиненного могут быть проектные задачи, ранее назначенные руководителем. Отличие проектных задач от постоянных в том, что у проектных задач есть крайний срок выполнение и/или заданный объем выполнения. После чего задача считается завершенной и более не попадает в повестку 1-1.
Примеры проектных задач:
  • Подготовить новый шаблон заявки
  • Нанять руководителя отдела продаж
  • Устранить рекламацию №237
4
(Подчиненный) Блокеры
У подчиненного могут быть блокеры (препятствия), которые не позволяют ему качество выполнять свою работу. В зависимости от бизнес-потребности, подчиненный может отчитываться по блокерам их статусе перед руководителем:
  • Сколько новых блокеров за неделю?
  • Сколько закрытых блокеров за неделю?
  • Сколько всего блокеров в работе?
5
(Руководитель) Новые задачи/вопрос подчиненному
Руководитель обсуждает с подчиненным новые вопросы и поручает новые задачи к исполнению (если есть)
6
(Подчиненный) Новые вопросы/задачи руководителю
Подчиненный обсуждает с руководителем новые вопросы и эскалирует задачи (если есть)

Вопросы-ответы по работе со структурой 1-1

  • Шаблон можете сказать по ссылке
  • В шаблоне обратная сортировка встреч (наверху самая свежая встреча)
Кто ведет повестки и протоколы 1-1?
  • Ответственный за документ - подчиненный
  • Подчиненный готовит повестку встречи
  • Подчиненный фиксирует протокол встречи
  • Руководитель на встречу приносит лишь новые вопросы/задачи (эти вопрос/задачи руководитель может заранее направить подчиненному)
Где вести повестки и протоколы 1-1?
  • Документ должен быть в облаке, чтобы у руководителя и подчиненного был доступ к документ 24/7
  • Документ может быть в текстовом или табличном формате (я использую текстовый формат)
На каждый 1-1 создавать новый документ?
  • Нет, не нужно создавать новый документ на каждый 1-1
  • Все 1-1 - это один и тот же документ. Со временем, когда документ станет очень большим и нечитаемым, то можно создавать новый документ 1 раз в год/квартал
  • Готовясь к новому 1-1, подчиненный в документе создает новый раздел встречи. Таким образом, сколько было 1-1 - столько же будет разделов в документе
Нужен ли протокол 1-1 если не было новых вопросов/задач?
  • Нужен. Потому что, помимо новых вопросов/задач есть постоянные и проектные задачи "в работе", по которым нужно предоставить статус
  • Если в блоках "новые вопросы/задачи" по результатам встречи не было новых элементов, то рекомендую так и написать "Новых вопросов/задач - нет". Это исключит ситуацию, когда руководитель думает, что поручил новую задачу, а подчиненный думает, что новых задач не было
Что делать, если на 1-1 вспомнили вопрос, которого нет в повестке?
  • Если вопрос безотлагательный, то обсудить его и зафиксировать в протоколе
  • Если вопрос не срочный, то отложить его на следующий 1-1 или на конец текущего 1-1, если для него останется свободное время