Зачем структурировать регулярную встречу руководителя с подчиненным?
Регулярные встречи между руководителем и подчиненным являются важным инструментом управления. Однако, без четкой структуры такие встречи могут превращаться в хаотичные разговоры без конкретных результатов. Почему же важно структурировать такие встречи?
1. Универсальный формат помогает избежать путаницы Руководителю часто приходится взаимодействовать с разными сотрудниками, и у каждого могут быть свои особенности и потребности. Если каждая встреча проходит в разном формате, это затрудняет управление процессом и приводит к потере информации. Единая структура позволяет эффективно вести беседу, охватывая ключевые аспекты работы подчиненного.
2. Возможность подготовки для обеих сторон Когда встреча проходит по заранее известному сценарию, подчиненный может подготовиться к ней: собрать данные, продумать вопросы, подготовить отчеты. Это экономит время и делает встречу более продуктивной, поскольку обсуждение строится на фактах, а не на импровизации.
3. Четкое понимание повестки встречи Одна из распространенных проблем в управлении — размытие границ обсуждаемых вопросов. Повестка помогает определить основные темы: статус выполнения задач, сложности, планы на будущее. Благодаря этому встреча не превращается в беспорядочный диалог, а остается сфокусированной на достижении результатов.
4. Фиксация договоренностей в протоколе После встречи важно зафиксировать обсужденные вопросы, принятые решения и поставленные задачи. Это поможет избежать разночтений и «забытых» договоренностей. Протокол позволяет отслеживать выполнение задач, поддерживать дисциплину и обеспечивать ответственность сторон за договоренности.
Вывод Структурированные встречи — это не просто формальность, а важный элемент менеджмента. Они повышают прозрачность взаимодействия, помогают экономить время и обеспечивают результативность работы. В конечном итоге, такая практика способствует более четкому управлению, повышает мотивацию сотрудников и помогает компании двигаться в заданном направлении.
Структура 1-1
1
(Руководитель) Новости
Руководитель вначале встречи рассказывает новости (если есть)
2
(Подчиненный) Статус - постоянные задачи
В зависимости от должности, у подчиненного могут быть статусные задачи, по которым нужно регулярно отчитываться. Примеры постоянных задач:
Сколько новых клиентов?
Сколько квадратных метров произведенной продукции?
Сколько новый наймов?
3
(Подчиненный) Статус - проектные задачи
У подчиненного могут быть проектные задачи, ранее назначенные руководителем. Отличие проектных задач от постоянных в том, что у проектных задач есть крайний срок выполнение и/или заданный объем выполнения. После чего задача считается завершенной и более не попадает в повестку 1-1. Примеры проектных задач:
Подготовить новый шаблон заявки
Нанять руководителя отдела продаж
Устранить рекламацию №237
4
(Подчиненный) Блокеры
У подчиненного могут быть блокеры (препятствия), которые не позволяют ему качество выполнять свою работу. В зависимости от бизнес-потребности, подчиненный может отчитываться по блокерам их статусе перед руководителем:
Сколько новых блокеров за неделю?
Сколько закрытых блокеров за неделю?
Сколько всего блокеров в работе?
5
(Руководитель) Новые задачи/вопрос подчиненному
Руководитель обсуждает с подчиненным новые вопросы и поручает новые задачи к исполнению (если есть)
6
(Подчиненный) Новые вопросы/задачи руководителю
Подчиненный обсуждает с руководителем новые вопросы и эскалирует задачи (если есть)
В шаблоне обратная сортировка встреч (наверху самая свежая встреча)
Скачать шаблон 1-1
Кто ведет повестки и протоколы 1-1?
Ответственный за документ - подчиненный
Подчиненный готовит повестку встречи
Подчиненный фиксирует протокол встречи
Руководитель на встречу приносит лишь новые вопросы/задачи (эти вопрос/задачи руководитель может заранее направить подчиненному)
Где вести повестки и протоколы 1-1?
Документ должен быть в облаке, чтобы у руководителя и подчиненного был доступ к документ 24/7
Документ может быть в текстовом или табличном формате (я использую текстовый формат)
На каждый 1-1 создавать новый документ?
Нет, не нужно создавать новый документ на каждый 1-1
Все 1-1 - это один и тот же документ. Со временем, когда документ станет очень большим и нечитаемым, то можно создавать новый документ 1 раз в год/квартал
Готовясь к новому 1-1, подчиненный в документе создает новый раздел встречи. Таким образом, сколько было 1-1 - столько же будет разделов в документе
Нужен ли протокол 1-1 если не было новых вопросов/задач?
Нужен. Потому что, помимо новых вопросов/задач есть постоянные и проектные задачи "в работе", по которым нужно предоставить статус
Если в блоках "новые вопросы/задачи" по результатам встречи не было новых элементов, то рекомендую так и написать "Новых вопросов/задач - нет". Это исключит ситуацию, когда руководитель думает, что поручил новую задачу, а подчиненный думает, что новых задач не было
Что делать, если на 1-1 вспомнили вопрос, которого нет в повестке?
Если вопрос безотлагательный, то обсудить его и зафиксировать в протоколе
Если вопрос не срочный, то отложить его на следующий 1-1 или на конец текущего 1-1, если для него останется свободное время